Externalisation de votre gestion administrative

L’externalisation de votre gestion administrative par votre assistante indépendante : une vraie bonne idée pour gagner du temps !

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Ne vous laissez pas submerger… Pensez à l’externalisation de votre secrétariat.

Travaux de secrétariat courant effectués généralement sur site, bien que certaines missions peuvent être réalisées à distance par votre secrétaire indépendante.

Liste des prestations non exhaustive.

Gestion quotidienne (sur site)

  • Gestion de votre standard téléphonique (réception d’appels, prise en note des messages, prise de rendez-vous, transfert d’appels,…)
  • Gestion d’agenda, organisation de planning
  • Prise de commande

Saisie et mise en page

  • Élaboration de documents administratifs
  • Rédaction de rapports, courriers, comptes-rendus
  • Création de modèles de documents
  • Saisie d’une base de données
  • Saisie alphanumérique
  • Relecture et correction

Démarches et formalités administratives

  • Inscriptions aux foires et salons
  • Démarches administratives à distance (adhésion, résiliation, cartes grises, etc.)
  • Démarches administratives nécessitant un déplacement

Gestion de courrier

  • Traitement et classement de votre courrier en fonction de son contenu (clients, banques, fournisseurs, comptable, organismes,…).
  • S’il y a des réponses à donner, des courriers à saisir en retour, je m’en charge, et je peux les poster pour vous.

Classement, archivage et réorganisation

  • Tri et classement de tous vos papiers et documents (en fonction de leurs contenus et de leur durée de conservation).
  • Archivage de vos devis, factures,…
  • Réorganisation complète de votre système de gestion administrative au besoin.

Recherches thématiques sur Internet

  • Sur le thème de votre choix (concurrents, fournisseurs, produits, clients, etc.,) recherche des informations utiles et pertinentes.
  • Transmission des informations sous forme de rapport. Les sources seront citées en références.

Numérisation

  • Numérisation de vos documents, sur le support numérique de votre choix.
  • Classement des documents par contenu et date pour une recherche efficace (par exemple, un fichier « factures » classé par année et par mois).
  • Transmission des documents numérisés sur une clé USB, un CD, ou un disque dur.

 


Trucs et astuces :

Comment classer ses documents : http://www.petite-entreprise.net/P-181-83-G1-comment-classer-ses-documents.html

200 lettres types et modèles de documents pour vous aider dans vos démarches : https://www.service-public.fr/particuliers/actualites/A10092

Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ? : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029

20 astuces Word pour les professionnels : http://www.blogdumoderateur.com/astuces-word-professionnels/