Comment (bien) déléguer ses tâches administratives ?
Déléguer ses tâches administratives de manière efficace nécessite une planification et une communication appropriées. En déléguant vos tâches administratives, vous pourrez libérer du temps et de l'énergie pour vous concentrer sur des aspects plus stratégiques de votre travail. Assurez-vous de communiquer efficacement avec votre secrétaire indépendante pour établir une collaboration fructueuse.
Voici les étapes à suivre pour déléguer avec succès :
Évaluez vos besoins : Identifiez les tâches administratives que vous aimeriez déléguer. Cela pourrait inclure la gestion des courriels, la préparation de documents pour votre comptable, la création de contenu pour vos réseaux sociaux, la réalisation d'un site Internet, etc.
Choisissez les tâches à déléguer : Sélectionnez les tâches qui ne nécessitent pas nécessairement votre expertise directe ou votre attention personnelle constante. Concentrez vous sur les tâches qui peuvent être réalisées avec succès par votre collaboratrice.
Identifiez la personne adéquate : Recherchez une secrétaire indépendante compétente dans le domaine de l'assistance administrative. Assurez vous que la personne que vous choisissez possède les compétences nécessaires pour effectuer les tâches que vous souhaitez déléguer.
Communiquez vos attentes : Lorsque vous trouvez la personne appropriée échangez à propos de vos besoins, de vos attentes et de la manière dont vous envisagez la collaboration. Expliquez clairement les tâches à accomplir, les délais et les normes de qualité attendues.
Établissez des procédures claires : Créez des procédures détaillées pour chaque tâche que vous déléguez. Cela peut inclure des instructions étape par étape, des modèles à utiliser et des informations sur les ressources nécessaires. Si ces procédures ne sont pas existantes, vous pouvez tout à fait les mettre en place au besoin avec l'aide de votre collaboratrice.
Utilisez des outils de gestion de projet : Mettez en place des outils de gestion de projet ou de suivi des tâches pour suivre la progression des travaux délégués. Des outils tels que Trello, Asana ou Slack peuvent être utiles pour organiser et suivre les tâches.
Fournissez les ressources nécessaires : Assurez vous que la personne à qui vous déléguez dispose de toutes les ressources nécessaires pour accomplir les tâches. Cela pourrait inclure l'accès à des logiciels, des fichiers, des comptes de messagerie, etc.
Offrez des commentaires constructifs à l'aide d'une communication régulière : Fournissez des retours d'information constructifs à mesure que les tâches sont accomplies. Cela permettra d'ajuster les processus si nécessaire et d'améliorer la qualité du travail.
Ajustements si nécessaire : Si vous trouvez que certaines tâches ne sont pas déléguées de manière optimale, discutez en avec votre secrétaire indépendante et apportez les changements nécessaires.